Selasa, 26 Juli 2016

Hambatan Penyusunan SOP

Dalam suatu perusahaan atau organisasi apa pun, hampir pasti akan selalu timbul hambatan-hambatan atau friksi dalam pengaplikasian suatu perangkat lunak pengatur, termasuk juga upaya-upaya pengaplikasian SOP.
Sebagai landasan dalam penyusunan SOP, beberapa hambatan yang dimaksud perlu dikenal oleh siapa pun yang ingin menyusun dokumen SOP, yang akan dipergunakan di dalam jajaran perusahaan atau organisasinya. Langkah mengenal hambatan-hambatan ini penting dan sangat direkomendasikan agar sejauh mungkin dapat disiapkan antisipasinya. Sacara garis besar akan diuraikan beberapa hambatan penyusunan SOP sebagaimana tersebut di bawah ini.
Hambatan Individu
Hambatan individu atau perseorangan, menurut pengalaman penulis, merupakan hambatan paling dominan. Beberapa alasan yang muncul, salah satunya adalah tingkat pendidikan yang kurang memadai menyebabkan seseorang kurang memiliki kemampuan ataupun kompetensi dalam mengaplikasikan SOP. Dalam beberapa kasus ada juga yang dengan mengaplikasikan SOP justru merasa terganggu kepentingan pribadinya.
Hambatan Organisasi
Hambatan organisasi timbul karena struktur organisasi yang terlalu kornpleks. Dengan begitu, upaya sinkronisasi antara SOP yang berlaku pada unit kerja yang satu dan unit kerja yang lain seringkali terjadi friksi kepentingan antar-unit kerja. Tentunya friksi atau bahkan konflik ini memakan waktu yang tidak sedikit. Belum lagi upaya sinkronisasi antara unit kerja dalam satu departemen dan unit kerja lintas departemen. Namun bagaimanapun, hambatan sekecil apa pun tetap perlu diperhitungkan dalam penyusunan SOP.
Hambatan Manajerial

Hambatan manajerial disebabkan oleh adanya perbedaan pandangan dari beberapa anggota manajemen dalam penyusunan serta penerapan SOP dalam unit kerja dari masing-masing departemen. Perusahaan atau organisasi kecil, umumnya tidak mengalami hambatan manajerial yang terlalu signifikan. Sebaliknya, organisasi besar, tentu memiliki peluang hambatan yang lebih besar.
Menerapkan Pedoman dan Prosedur kerja

A.   Pentingnya Menerapkan Prinsip Profesional Bekerja
Setiap perusahaan maupun industri sangat membutuhkan pegawai atau tenaga kerja yang professional dalam menjalankan aktivitas perusahaan, agar perusahaan tersebut dapat mencapai tujuannya, dan dapat memenuhi segala tanggung jawabnya.

1.  Pengertian Profesional Bekerja

Profesional berasal dari kata Profesi yang dapat diartikan bidang pekerjaan yang didasari oleh keahlian dan tanggung jawab yang tinggi.

Sedangkan Keahlian yaitu kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut karena yang bersangkutan telah memahami benar mengenai teknis pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Tanggung jawab yaitu pelaksanaan pekerjaan tersebut terhindar dari kesalahan-kesalahan sehingga hasilnya memuaskan.

Menurut Wikipedia kata profesional berarti kegiatan jasa yang ditukar dengan sejumlah uang, dimana jasa yang diberikan tersebut terikat dengan etik, prosedur, standar dan ilmu pengetahuan tertentu yang disertifikasi.
Dalam artian yang diperluas profesional berarti seseorang yang ahli dalam  suatu bidang tertentu.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa tenaga professional adalah pekerja/pegawai yang telah memiliki keahlian dalam melaksanakan pekerjaan tertentu.
Jadi, bekerja secara professional adalah bekerja yang didasarkan pada keahlian, bukan bekerja yang didasarkan kepada perintah saja. Dan dalam melaksanakan pekerjaannya tersebut seorang professional harus sesuai dengan etik, prosedur maupun standar yang mengikatnya.
Contoh pekerjaan professional : dokter, hakim, ahli teknik elektronaika, ahli pahat, dll.Sering sekali kita mengucapkan dan mendengar kata profesional. 

2.  Ciri-ciri Pekerja Profesional
Seseorang dapat dikatakan bekerja secara professional apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1.          Selalu mengejar kesempurnaan kerja kerja.
2.          Memiliki kesungguhan dan ketelitian kerja
3.          Tekun, ulet, dan gigih, untuk membuat sesuatu yang lebih baik.
4.          Integritasnya tinggi dalam menegakkan kebenaran yang berkaitan dengan pekerjaannya tidak mudah goyah oleh berbagai tekanan atau godaan kenikmatan hidup
5.          Pemikiran dan tindakan selalu selaras dan konsisten
6.          Memiliki kesadaran untuk mengembangkan kemampuan secara mandiri
7.          Mencintai profesi yang ditekuni

3.   Kiat kiat Profesional dalam Bekerja

Dalam penerapan prinsip bekerja secara profesional tidak serta merta dapat dilakukan dengan mudah. Karena berdasarkan penelitian yang dilakukan Robert Half Personnel Agency, Inc., New York, rata-rata karyawan membuang waktu sekitar 3 jam 45 menit dari waktu kerjanya dalam seminggu
Motifnya bermacam-macam, dari terlalu sering ke kamar kecil, datang terlambat, pulang lebih cepat, memperpanjang waktu istirahat, bolos kerja, menamah jatah cuti, telepon terlalu lama, merokok dan lainnya.

Tak bisa dipungkiri, rutinitas kantor kerap membuat jenuh, terutama saat pekerjaan menumpuk. Tekanan dari atasan dan tenggat kerja yang harus diselesaikan, turut menambah stres. Agar dapat bekerja dengan efektif, dan profesional dalam bekerja, berikut kiat dalam mengelola waktu dengan baik:

a. Selesaikan persoalan pribadi di rumah. Jangan membawa masalah pribadi ke lingkungan kerja, karena akan berdampak pada pekerjaan Anda. Pikiran yang terbagi-bagi membuat pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan segera.

b. Gunakan agenda kerja.  Agenda kerja sangat efektif untuk mengatur jadual kegiatan Anda setiap hari, tulislah pekerjaan atau janji-janji yang harus Anda lakukan setiap hari, dari mulai berangkat hingga kembali lagi ke rumah.

c. Sesuaikan jadwal dengan kemampuan Anda. Catat secara detail kegiatan yang harus dilakukan dan sesuaikan dengan kemampuan Anda, ingatlah untuk bertanggung jawab pada setiap tugas yang dibebankan pada Anda. Sadari pula batas kemampuan Anda, rencanakan dengan baik tugas-tugas apa saja yang sanggup Anda kerjakan setiap hari.

d. Gunakan waktu sebijak mungkin. Agar tidak mengganggu jadual kerja, tentukan waktu tersendiri untuk mengecek dan membalas email, misalnya dengan menyisihkan sedikit waktu di pagi atau sore hari sebelum pulang. Hindari menerima telepon atau membalas email yang tak terlalu penting di jam kerja.

e. Istirahatlah bila harus istirahat. Ketika merasa letih dan ingin beristirahat sejenak, jangan memaksakan diri dengan terus bekerja. Istirahat akan membantu mengembalikan stamina dan daya pikir Anda. Tapi jangan terlalu sering dan berlama-lama, karena pekerjaan telah menanti Anda.

f. Jangan terlalu menanggapi obrolan teman. Baik hati dan merespon sapaan orang lain memang bagian dari sopan santun, namun juga dapat mengganggu konsentrasi Anda ketika bekerja. Bila memang rekan tersebut mulai mengganggu kinerja Anda, katakan padanya untuk kembali saat waktu istirahat atau seusai waktu kerja.

g. Periksa kembali pekerjaan Anda. Sebelum pulang, kembali periksa pekerjaan yang belum terselesaikan dan yang sudah diselesaikan. Bereskan kembali peralatan kerja yang telah digunakan, sehingga keesokan hari Anda tak perlu membuang waktu untuk mencari berbagai alat tulis kantor (ATK) yang diperlukan. Dengan menyadari pentingnya efisiensi dan manajemen waktu yang baik, maka tugas dan tanggung jawab yang diembankan perusahaan Anda akan dapat diselesaikan dengan baik


Pedoman, Prosedur, dan Aturan Kerja

Dalam mengelola industry dengan menerapkan prinsip professional bekerja perusahaan harus membuat suatu pedoman, prosedur dan aturan kerja yang harus ditaati oleh setiap unsur dalam perusahaan. Pedoman, prosedur, dan aturan kerja dimaksud adalah untuk mengatur setiap unsur dalam perusahaan agar mampu melaksanakan tugas-tugasnya secara professional.

1.   Pengertian Pedoman Kerja
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan bahwa pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan atau hal (pokok) yang menjadi dasar (pegangan, petunjuk, dsb) untuk menentukan atau melaksanakan sesuatu.
Yang berarti bahwa pedoman kerja adalah hal yang menjadi dasar untuk melaksanakan kerja.

2.   Pengertian Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap tentang pelaksanaan kerja yang harus ditempuh dalam rangka menyelesaikan suatu bidang tugas.

3.   Aturan kerja
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Aturan adalah cara (ketentuan, patokan, petunjuk, perintah) yang telah ditetapkan supaya diturut.
Jadi, aturan kerja adalah cara yang telah ditetapkan suatu organisasi, instansi maupun perusahaan sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas/ kerja.

4.   Manfaat yang diperoleh
Manfaat yang dapat diperoleh dari adanya pedoman, prosedur, dan aturan kerja antara lain adalah :
a.         Sebagai suatu pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi dan kebijaksanaan ke dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.
b.         Untuk mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.
c.         Untuk digunakan sebagai pedoman kerja, bagi semua pihak yang berkepentingan.

5.   Tujuan Penerapan Pedoman, Prosedur, dan Aturan Kerja
a.     Mencegah terjadinya pemborosan tenaga, biaya, material, waktu dan lainnya.
b.     Mencegah terjadinya kesimpangsiuran dan kemacetan proses penyelesaian pekerjaan.
c.     Menciptakan koordinasi, pembagian waktu, tugas, dan tanggung jawab secara tepat.

6.  Azas-azas Menyusun Pedoman, Prosedur Kerja dan Aturan Kerja
a.       Dinyatakan secara tertulis, disusun secara sistematis, dan dituangkan dalam bentuk pedoman kerja.
b.      Dikomunikasikan secara sistematis kepada semua pegawai yang bersangkutan
c.       Disesuaikan dengan kebijaksanaan umum dan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku
d.      Dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efektif dan efisien serta menciptakan jaminan
e.       yang memadai bagi terpeliharanya sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.
f.       Dievaluasi secara periodik, dan bila perlu direvisi untuk disesuaikan dengan kebutuhan

7.  Pengaturan Pedoman, Prosedur Kerja dan Aturan Kerja
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang pedoman, prosedur, dan aturan kerja adalah sebagai berikut :
a.       Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan kerja masing-masing maupun dengan pihak lain.
b.      Setiap pimpinan bertanggungjawab memimpin, mengkoordinasikan bawahannya masing-masing dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya
c.       Setiap pimpinan unit wajib mengikuti petunjuk dan bertanggungjawab kepada atasan masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya
d.      Setiap pimpinan unit wajib mengolah dan memanfaatkan laporan lebih lanjut dan memberikan petunjuk kepada bawahan
e.       Dalam menyampaikan suatu laporan, setiap unit wajib member tembusan kepada unit lainnya yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja


8.  Prinsip dan Teknik Penyusunan dan PenentuanPedoman, Prosedur Kerja dan Aturan Kerja
Dalam teknik penyusunan dan penentuan pedoman, prosedur, dan aturan kerja yang harus dipakai di setiap tempat kerja hendaknya dapat memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a.       Pedoman, prosedur, dan aturan kerja harus disusun dengan memperhatikan segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat pekerjaan.
b.      Mempersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatan, unsur kegiatan di dalam organisasi, dan lain-lain.
c.       Menentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya
d.      Membuat daftar secara rinci tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas termaksud
e.       Dalam menetapkan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan erat yang keseluruhannya menuju k satu tujuan
f.       Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksudkan
g.       Menetapkan kecakapan dan ketrampilan pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan bidang tugas tertentu
h.      Pedoman, prosedur, dan aturan kerja harus disusun secara tepat sehingga memilikistabilitas dan fleksibilitas dan selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi
i.        Menggunakan simbol dan skema atau bagan prosedur kerja dengan setepat-tepatnya untuk penerapan prosedur tertentu

j.        Untuk menjamin penerapan pedoman, prosedur, dan aturan kerja dengan tepat, maka perlu dipakai buku pedoman
UNDANG-UNDANG INDUSTRI

Hukum industri adalah ilmu yang mengatur masalah perindustrian yang berada di Indonesia bahkan dunia. Mengatur bagaimana cara perusahaan mengatur perusahaannya dan sanksi-sanksi apa saja yang akan diterima jika perusahaan tersebut melanggar sanksi tersebut.
Adapun tujuan-tujuan dari dibuatnya hukum industri adalah sebagai berikut:
1.      Hukum sebagai sarana pembaharuan/ pembangunan di bidang industri dalam perspektif ilmu-ilmu yang lain
2.      Hukum industri dalam sistem kawasan berdasarkan hukum tata ruang
3.      Hukum industri dalam sistem perizinan yang bersifat lintas lembaga dan yurisdiksi hukum industri dalam perspektif global dan local
4.      Hukum alih teknologi, desain produksi dan hukum konstruksi serta standardisasi
5.      Masalah tanggungjawab dalam sistem hukum industry
6.      Pergeseran hudaya hukum dari ‘ command and control’ ke ‘self-regulatory system’ untuk mengurangi ongkos birokrasi

Undang-undang mengenai perindustrian di atur dalam UU. No. 5 tahun 1984, yang mulai berlaku pada tanggal 29 juni 1984. Undang-undang no.5 tahun 1984 mempunyai sistematika sebagai berikut :

Bab I. ketentuan Umum

Dalam bab ini pada pasal I UU. No 1 tahun1984 menjelaskan mengenai peristilahan perindustrian dan industi serta yang berkaitan dengan kedua pengertian pokok tersebut.

Dalam uu no.5 tahun 1984 yang dimaksud dengan :

1.      perindustrian adalah segala kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan industri
2.      industri dimana merupakan suatu proses ekonomi yang mengolah bahan mentah, bahan baku dan bahan setengah jadi menjadi barang jadi yang mempunyai nilai ekonomi yang tinggi.
3.      kelompok industri sebagai bagian utama dari perindustrian yang terbagi dalam tiga kelompok yakni industri kecil, industri madia dan industri besar.

Pada pasal 2 uu no 5 tahun 1984 mengatur mengenai landasan dari pembangunan industri, dimana landasan pembangunan industri di Indonesia berlandaskan pada :

a.       demokrasi ekonomi, dimana sedapat munkin peran serta masyarakat baik dari swasta dan koprasi jangan sampai memonopoli suatu produk.
b.      Kepercayaan pada diri sendiri, landasan ini dimaksudkan agar masyarakat dapat membangkitkan dan percaya pada kemampuan diri untuk dalam pembnagunan industry
c.       Manfaat dimana landasan ini mengacu pada kegiatan industri yang dapat dimanfaatkan sebesar-besarnya bagi masyarakat
d.      Kelestarian lingkungan hidup pada prinsipnya landasan ini mengharapkan adanya keseimbangan antara sumber daya alam yang ada serta kelestarian lingkungan guna masa depan generasi muda
e.       Pembangunan bangsa dimaksudkan dalam pembangunan industri harus berwatak demokrasi ekonomi

Dalam pasal 3 mengenai tujuan dari pembangunan industri setidaknya ada sekitar 8 tujuan dari pembangunan industri yakni :

a.       meningkatkan kemakmuran rakyat
b.      meningkatkan pertumbuhan ekonomi sehingga adanya keseimbangan dalam masyarakat yakni dalam hal ekonomi
c.       Dengan miningkatnmya pertumbuhan ekonomi diharapkan dapat pula menciptakan kemampuan dan penguasaan terhadap tehnologi yang tepat guna
d.      Dengan meningkatnya kemampuan dari lapisan masyarakat sehingga peran aktif tehadap pembangunan industri juga semakin meningkat
e.       Denngan semakin meningkatnya pembnagunan industri diharapkan dapat memperluas lapangan kerja
f.       Selain meningkatnya lapangan kerja dengan adanya pembangunan industri dapat pula meningkatkan penerimaan devisa
g.       Selain itu pembangunan dan pengembangan industri merupakan sebagai penunjang pembangunan daerah
h.      Dengan semakin meningkatnya pembanguna daerah pada setiap propinsi di harapkan stabilitas nasional akan terwujud

Sedangkan untuk pengaturan, pembinaan dan pengembangan industri diatur dalam pasal 7 uu no.5 tahun1984.

1.      pengaturan industry
fungsi dari pengaturan industri dimaksudkan agar dalam pembanguna industri dapat terwujud:
a.       pengembangan industri yang baik, sehat dan berhasil guna
b.      adanya persaingan yang sehat
c.       tidak terjadi monopoli oleh suatu industri terhadap suatu produk.

2.      pembinaan dan pengembangan industri
Dalam hal pembinaan dan pengembangan industri dilakukan oleh pemerintah bagi
a.       para usaha industri untuk meningkatkan nlai tambah serta sumbangan yang lebih besarbagi pertumbuhan produk nasional
b.      yang dimaksud dari pembinaan dalam hal ini adalah pembinaan kerja sama antara industri kecil, industri menengah dan industri besar


Mengenai izin usaha ditentukan dalam pasal 13 uu. No.5 tahun1984 bahwa :
a.       setiap pendirian perusahaan industri baru maupun perluasan usaha wajib memperoleh izin usaha.
b.      Setiap pemberian izin usaha industri berkaitan dengan pengaturan pembinaan dan pengembanga industri yang telah ditetapkan oleh pemerintah.
c.       Kewajiban memperoleh izin usaha dikecualikan bagi industri kecil
d.      Ketentuan ini diatur oleh pemerintah.

Mengenai penyampaian informasi industri diatur dalam pasal 14 uu. No5 tahun 1984 dimana
a.       perusahan industri wajib menyampaikan informasi ecara berkala mengenai kegiatan industri kepada pemerintah.
b.      Kewajiban ini di kecualikan bagi industri kecil
c.       Ketentuan tentang bentuk,isi dan lain-lain diatur oleh pemerintah

Manfaat Hukum Industri:
1.      Hukum sebagai sarana pembangunan di bidang industri yang perspektif dengan ilmu-ilmu yang lain.
2.      Hukum industri dalam sistem kawasan berdasarkan hukum tata ruang
3.      Hukum industri dalam sistem perizinan yang bersifat lintas lembaga dan yurispundensi
hukum industri dalam perspektif global dan local
4.      Hukum alih teknologi, desain produksi dan hukum konstruksi serta standarisasi
5.      Masalah tanggung jawab dalam sistem hukum industry
Keuntungan dari Hukum Industri
Terbentuknya suatu industri, pastinya menguntungkan bagi masyarakat karena sebagian besar penduduk di Indonesia memiliki profesi sebagai pekerja dalam bidang industri. Maka dari itu hukum industri di Indonesia sebagai pengatur didalam industri tersebut,dengan adanya hukum industri para karyawan mendapat hak nya sesuai dengan hukum industri yang ada dan para karyawan dan masyarakat yang terbantu dengan adanya hukum industri ini harus dapat mengikuti hukum tersebut.

Kerugian dari Hukum Industri
Hukum Industri selain memiliki keuntungan bagi masyarakat, ada pula kerugian yang ditimbulkan. Para karyawan yang berkecimbung didalam industri seringkali menjadi imbas dari para pelaku industri, bertindak seenaknya kepada para karyawan dan kurangnya perlakuan yang layak bagi para masyarakat atau karyawan. Maka dibuatlah undang – undang yang diatur dalam pasal 21 uu no.5 tahun 1984 dimana perusahan industri di wajibkan:
1.      Melaksanakan upaya keseimbangan dan kelestarian suber daya alam serta pencegahan kerusakan terhadap lingkungan.
2.      Pemerintah wajib membuat suatu peraturan dan pembinaan berupa bimbingan dan penyuluhan mengenai pelaksanaan
pencemaran lingkungan yang diakibatkan oleh proses industri.
3.      Kewajiban ini dikecualikan bagi para industri kecil

Keuntungan bagi masyarakat
Dengan adanya suatu industri, masyarakat sangat terbantu dengan hal tersebut,karena 80 % penduduk di Indonesia berprofesi sebagai pekerja dalam industri tersebut,dengan hal tersebut di indonesia sangatlah pesat bidang industri ini,selain sebagai karyawan dalam industri ditambah lagi dengan adanya hukum industri sebagai pengatur didalam industri tersebut,dengan adanya hukum industri para karyawan mendapat hak nya sesuai dengan hukum industri yang ada dan para karyawan dan masyarakat yang terbantu dengan adanya hukum industri ini harus dapat mengikuti hukum tersebut

Kerugian bagi masyarakat
Dengan adanya hukum industri bukan berarti para karyawan dan masyarakat tidak mengalami kerugian,para pelaku industri seringkali semena-mena dengan adanya hukum tersebut maka para pelaku industri seringkali tidak mematuhi aturan yang diberikan oleh hukum industri,sehingga para karyawan yang berkecimbung didalam industri tersebut seringkali menjadi imbas dari para pelaku industri,bertindak seenaknya kepada para karyawan dan kurangnya perlakuan yang layak bagi para masyarakat atau karyawan.Dalam hal ini maka diatur dalam pasal 21 uu no.5 tahun 1984 dimana perusahan industri di wajibkan:
1.      melaksanakan upaya keseimbangan dan kelestarian suber daya alam serta pencegahan kerusakan terhadap lingkungan.
2.      Pemerintah wajib membuat suatu peraturan dan pembinaan berupa bimbingan dan penyuluhan mengenai pelaksanaan enemaran lingkungan yang diakibatkan oleh proses industry


3.      Kewajiban ini dikecualikan bagi para industri kecil