Menerapkan Pedoman dan Prosedur kerja
A. Pentingnya
Menerapkan Prinsip Profesional Bekerja
Setiap
perusahaan maupun industri sangat membutuhkan pegawai atau tenaga kerja yang
professional dalam menjalankan aktivitas perusahaan, agar perusahaan
tersebut dapat mencapai tujuannya, dan dapat memenuhi segala tanggung jawabnya.
1. Pengertian
Profesional Bekerja
Profesional berasal dari
kata Profesi yang dapat diartikan bidang pekerjaan
yang didasari oleh keahlian dan tanggung jawab yang
tinggi.
Sedangkan Keahlian yaitu
kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut karena yang bersangkutan telah
memahami benar mengenai teknis pelaksanaan pekerjaan tersebut.
Tanggung jawab yaitu pelaksanaan pekerjaan tersebut terhindar dari
kesalahan-kesalahan sehingga hasilnya memuaskan.
Menurut Wikipedia kata profesional
berarti kegiatan jasa yang ditukar dengan sejumlah uang, dimana jasa yang
diberikan tersebut terikat dengan etik, prosedur, standar dan ilmu pengetahuan
tertentu yang disertifikasi.
Dalam artian yang diperluas profesional berarti seseorang
yang ahli dalam suatu bidang tertentu.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa tenaga
professional adalah pekerja/pegawai yang telah memiliki keahlian dalam
melaksanakan pekerjaan tertentu.
Jadi, bekerja secara professional adalah bekerja
yang didasarkan pada keahlian, bukan bekerja yang didasarkan kepada perintah
saja. Dan dalam melaksanakan pekerjaannya tersebut seorang
professional harus sesuai dengan etik, prosedur maupun standar yang
mengikatnya.
Contoh pekerjaan professional : dokter, hakim, ahli teknik
elektronaika, ahli pahat, dll.Sering sekali kita mengucapkan
dan mendengar kata profesional.
2. Ciri-ciri
Pekerja Profesional
Seseorang dapat dikatakan bekerja secara professional
apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
1.
Selalu
mengejar kesempurnaan kerja kerja.
2.
Memiliki
kesungguhan dan ketelitian kerja
3.
Tekun,
ulet, dan gigih, untuk membuat sesuatu yang lebih baik.
4.
Integritasnya
tinggi dalam menegakkan kebenaran yang berkaitan dengan pekerjaannya tidak
mudah goyah oleh berbagai tekanan atau godaan kenikmatan hidup
5.
Pemikiran dan tindakan selalu
selaras dan konsisten
6.
Memiliki kesadaran untuk
mengembangkan kemampuan secara mandiri
7.
Mencintai profesi yang ditekuni
3. Kiat kiat Profesional dalam Bekerja
Dalam penerapan prinsip bekerja secara profesional tidak
serta merta dapat dilakukan dengan mudah. Karena berdasarkan penelitian yang
dilakukan Robert Half Personnel Agency, Inc., New York, rata-rata karyawan
membuang waktu sekitar 3 jam 45 menit dari waktu kerjanya dalam seminggu
Motifnya bermacam-macam, dari terlalu sering ke kamar
kecil, datang terlambat, pulang lebih cepat, memperpanjang waktu istirahat,
bolos kerja, menamah jatah cuti, telepon terlalu lama, merokok dan lainnya.
Tak bisa dipungkiri, rutinitas kantor kerap membuat
jenuh, terutama saat pekerjaan menumpuk. Tekanan dari atasan dan tenggat kerja
yang harus diselesaikan, turut menambah stres. Agar dapat bekerja dengan
efektif, dan profesional dalam bekerja, berikut kiat dalam mengelola waktu
dengan baik:
a. Selesaikan persoalan pribadi di rumah. Jangan membawa masalah pribadi ke lingkungan
kerja, karena akan berdampak pada pekerjaan Anda. Pikiran yang terbagi-bagi
membuat pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan segera.
b. Gunakan agenda kerja. Agenda kerja sangat efektif untuk mengatur jadual
kegiatan Anda setiap hari, tulislah pekerjaan atau janji-janji yang harus Anda
lakukan setiap hari, dari mulai berangkat hingga kembali lagi ke rumah.
c. Sesuaikan jadwal dengan kemampuan Anda. Catat secara detail kegiatan yang harus
dilakukan dan sesuaikan dengan kemampuan Anda, ingatlah untuk bertanggung jawab
pada setiap tugas yang dibebankan pada Anda. Sadari pula batas kemampuan Anda,
rencanakan dengan baik tugas-tugas apa saja yang sanggup Anda kerjakan setiap
hari.
d. Gunakan waktu sebijak mungkin. Agar tidak mengganggu jadual kerja, tentukan
waktu tersendiri untuk mengecek dan membalas email, misalnya dengan menyisihkan
sedikit waktu di pagi atau sore hari sebelum pulang. Hindari menerima telepon
atau membalas email yang tak terlalu penting di jam kerja.
e. Istirahatlah bila harus istirahat. Ketika merasa letih dan ingin beristirahat
sejenak, jangan memaksakan diri dengan terus bekerja. Istirahat akan membantu
mengembalikan stamina dan daya pikir Anda. Tapi jangan terlalu sering dan
berlama-lama, karena pekerjaan telah menanti Anda.
f. Jangan terlalu menanggapi obrolan teman. Baik hati dan merespon sapaan orang lain
memang bagian dari sopan santun, namun juga dapat mengganggu konsentrasi Anda
ketika bekerja. Bila memang rekan tersebut mulai mengganggu kinerja Anda,
katakan padanya untuk kembali saat waktu istirahat atau seusai waktu kerja.
g. Periksa kembali pekerjaan Anda. Sebelum pulang, kembali periksa pekerjaan
yang belum terselesaikan dan yang sudah diselesaikan. Bereskan kembali
peralatan kerja yang telah digunakan, sehingga keesokan hari Anda tak perlu
membuang waktu untuk mencari berbagai alat tulis kantor (ATK) yang diperlukan. Dengan
menyadari pentingnya efisiensi dan manajemen waktu yang baik, maka tugas dan
tanggung jawab yang diembankan perusahaan Anda akan dapat diselesaikan dengan
baik
Pedoman, Prosedur, dan Aturan
Kerja
Dalam mengelola industry dengan
menerapkan prinsip professional bekerja perusahaan harus membuat suatu pedoman,
prosedur dan aturan kerja yang harus ditaati oleh setiap unsur dalam perusahaan.
Pedoman, prosedur, dan aturan kerja dimaksud adalah untuk mengatur setiap
unsur dalam perusahaan agar mampu melaksanakan tugas-tugasnya secara
professional.
1. Pengertian
Pedoman Kerja
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
menyebutkan bahwa pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi
arah bagaimana sesuatu harus dilakukan atau hal (pokok) yang menjadi dasar
(pegangan, petunjuk, dsb) untuk menentukan atau melaksanakan sesuatu.
Yang berarti bahwa pedoman kerja adalah hal yang menjadi
dasar untuk melaksanakan kerja.
2. Pengertian
Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah rangkaian
tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu
urutan tahap demi tahap tentang pelaksanaan kerja yang harus ditempuh dalam
rangka menyelesaikan suatu bidang tugas.
3. Aturan
kerja
Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia Aturan adalah cara (ketentuan, patokan, petunjuk, perintah)
yang telah ditetapkan supaya diturut.
Jadi, aturan kerja adalah cara
yang telah ditetapkan suatu organisasi, instansi maupun perusahaan sebagai
pedoman dalam melaksanakan tugas/ kerja.
4. Manfaat
yang diperoleh
Manfaat yang dapat diperoleh
dari adanya pedoman, prosedur, dan aturan kerja antara lain adalah :
a.
Sebagai suatu pola kerja yang
merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi dan kebijaksanaan
ke dalam kegiatan pelaksanaan kerja yang jelas.
b.
Untuk
mengadakan standarisasi dan pengendalian kerja dengan tepat.
c.
Untuk
digunakan sebagai pedoman kerja, bagi semua pihak yang berkepentingan.
5. Tujuan Penerapan Pedoman, Prosedur,
dan Aturan Kerja
a. Mencegah terjadinya
pemborosan tenaga, biaya, material, waktu dan lainnya.
b. Mencegah terjadinya
kesimpangsiuran dan kemacetan proses penyelesaian pekerjaan.
c. Menciptakan koordinasi,
pembagian waktu, tugas, dan tanggung jawab secara tepat.
6. Azas-azas Menyusun Pedoman, Prosedur Kerja
dan Aturan Kerja
a. Dinyatakan secara tertulis, disusun secara
sistematis, dan dituangkan dalam bentuk pedoman kerja.
b. Dikomunikasikan secara sistematis kepada
semua pegawai yang bersangkutan
c. Disesuaikan dengan kebijaksanaan umum dan
kebijaksanaan pimpinan yang berlaku
d. Dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara
efektif dan efisien serta menciptakan jaminan
e. yang memadai bagi terpeliharanya
sumber-sumber yang berada di bawah pengendalian organisasi.
f. Dievaluasi secara periodik, dan bila perlu
direvisi untuk disesuaikan dengan kebutuhan
7. Pengaturan Pedoman, Prosedur Kerja dan
Aturan Kerja
Secara umum kebijaksanaan pengaturan di bidang pedoman,
prosedur, dan aturan kerja adalah sebagai berikut :
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip
koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan kerja
masing-masing maupun dengan pihak lain.
b.
Setiap
pimpinan bertanggungjawab memimpin, mengkoordinasikan bawahannya masing-masing
dan membimbing serta memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya
c.
Setiap
pimpinan unit wajib mengikuti petunjuk dan bertanggungjawab kepada atasan
masing-masing dengan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya
d.
Setiap
pimpinan unit wajib mengolah dan memanfaatkan laporan lebih lanjut dan
memberikan petunjuk kepada bawahan
e.
Dalam
menyampaikan suatu laporan, setiap unit wajib member tembusan kepada unit
lainnya yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja
8. Prinsip dan
Teknik Penyusunan dan PenentuanPedoman, Prosedur Kerja dan Aturan Kerja
Dalam teknik penyusunan dan
penentuan pedoman, prosedur, dan aturan kerja yang harus dipakai di setiap
tempat kerja hendaknya dapat memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a.
Pedoman, prosedur, dan aturan
kerja harus disusun dengan memperhatikan segi tujuan, fasilitas, peralatan,
material, biaya, dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat
pekerjaan.
b.
Mempersiapkan penjelasan
tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi berikut klasifikasi jabatan
dan analisis jabatan, unsur kegiatan di dalam organisasi, dan lain-lain.
c.
Menentukan satu pokok bidang
tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya
d.
Membuat daftar secara rinci
tentang pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan
untuk melaksanakan bidang tugas termaksud
e.
Dalam menetapkan urutan tahap
demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap
berikutnya harus terdapat hubungan erat yang keseluruhannya menuju k satu
tujuan
f.
Setiap tahap harus merupakan
suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas
atau pekerjaan yang dimaksudkan
g.
Menetapkan kecakapan dan
ketrampilan pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan bidang tugas tertentu
h.
Pedoman, prosedur, dan aturan
kerja harus disusun secara tepat sehingga memilikistabilitas dan fleksibilitas
dan selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi
i.
Menggunakan simbol dan skema
atau bagan prosedur kerja dengan setepat-tepatnya untuk penerapan prosedur
tertentu
j.
Untuk menjamin penerapan
pedoman, prosedur, dan aturan kerja dengan tepat, maka perlu dipakai buku
pedoman